Wenn Mitarbeitende unerwartet das Gespräch mit Ihrer Führungskraft suchen – So reagieren Sie souverän, offen und vertrauensvoll
Es ist 16:30 Uhr. Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch und sind vertieft in der Projektplanung für das kommende Quartal. Die Deadlines sind straff, ein Mitarbeiter fällt wegen Elternzeit aus und Sie müssen das Team neu strukturieren für die anstehenden Aufgaben.
Ihr Kopf raucht und Sie sind wie im Tunnel.
Plötzlich klopft es an der Tür.
Eine Mitarbeiterin Ihres Teams klopft an der Tür und sagt: „Hast du mal kurz Zeit? Ich würde gern mit dir sprechen.“
Boom! Das hat gesessen wie eine tickende Bombe. Vergessen ist der Plan für die nächsten Wochen, vergessen Ihre Konzentration, dahin die guten Vorsätze.
Der Satz „Hast du mal kurz Zeit?“ löst bei Ihnen als Teamleitung nicht nur Unwohlsein, sondern manchmal auch ein wenig Angst aus.
– Hat sie vor zu kündigen?
– Gibt es ein Problem im Team?
Sie möchten schnell handeln, alles regeln und sich der Problematik sofort annehmen.
STOP! Als Mental- und Businesscoach für Führungskräfte empfehle ich Ihnen etwas besseres!
In diesem Moment ist es entscheidend, dass Sie angemessen reagieren und das Anliegen Ihres Gegenübers ernst nehmen.
Als Führungskraft im FLOW sorgen Sie dafür, dass Ihr Team gern auf Sie zukommt, wenn es an irgendeiner Stelle hakt.
Wie das gelingt? Mit einer offenen Kommunikation und einem unterstützendem Arbeitsumfeld.
Obwohl sich dieses scheinbar harmlose „Hast du mal kurz Zeit?“ im ersten Moment wie eine tickende Bombe anfühlt (es könnte ja eine Kündigung auf Ihrem Tisch landen), schaffen Sie das!
In diesem Artikel führe ich Sie Schritt für Schritt an das anstehende Gespräch heran.
Lesen Sie deshalb unbedingt weiter, wenn…
…Sie wissen möchten, wie Sie im ersten Moment auf „Hast du mal kurz Zeit?“ reagieren sollen.
…Sie lernen möchten, wie Sie darauf reagieren sollen, wenn Ihr:e Mitarbeitende:r nicht bereit ist, das Thema vor dem Gespräch preiszugeben.
…Sie die Dos und Don’ts für ein erfolgreiches Gespräch kennenlernen möchten – vor allem dann, wenn es sich um Probleme dreht und Sie als Führungskraft souverän, offen und vertrauensvoll agieren möchten.
Los geht’s!
Meine erste Reaktion auf die „Bombe“
Wenn es gerade im Arbeitsalltag sowieso schon stressig ist, sorgt „Hast du mal kurz Zeit“ für eine ganze Gefühlspalette vom mulmigen Gefühl, über Herzklopfen bis zu dem Druck, alles sofort regeln zu müssen.
Ihre rationale Hirnhälfte arbeitet bereits auf Hochtouren an einer schnellen Lösung und Sie tendieren dazu dem/der Mitarbeiter:in sofort Zeit zu geben für den Fall, dass Ihnen die Kündigung oder sonstige Forderungen auf den Tisch gelegt werden.
Ich lade Sie stattdessen dazu ein, Ruhe zu bewahren!
Gehen Sie mit Ihrem Gegenüber auf Augenhöhe, wertschätzen Sie den Mut, den Ihr:e Mitarbeiter:in gefunden hat, um das Gespräch mit Ihnen zu suchen.
Bleiben Sie unbedingt empathisch in Ihrer Sprache.
Ich gebe Ihnen hier ein paar Beispiele an die Hand, wie Sie empathisch und entspannt reagieren können:
Signalisieren Sie unbedingt, dass Sie bereit für ein Gespräch sind:
Sie: „Hey, ich habe bemerkt, dass du gern mit mir sprechen möchtest. Das ist kein Problem, ich bin immer hier, um zuzuhören. Übrigens, ich wollte auch schon länger mal mit dir über etwas sprechen, also könnte das eine gute Gelegenheit für uns beide sein, uns auszutauschen. Wann passt es dir am besten?“
Sie haben nun die Möglichkeit weitere Faktoren anzusprechen, um ein gutes Gefühl bei beiden Seiten hervorzurufen.
Indirekte Verzögerung:
„Ich schätze es, dass du mit mir sprechen möchtest. Gleichzeitig möchte ich sicherstellen, dass wir genug Zeit haben, um alles in Ruhe zu besprechen. Könnten wir uns in [x] Minuten treffen? Das gibt mir die Möglichkeit, mich kurz vorzubereiten und ungestört mit dir zu sprechen.“
Auf angenehme Umgebung hinweisen:
„Danke, dass du das Gespräch suchst. Um sicherzustellen, dass wir uns ungestört unterhalten können, könnten wir uns in meinem Büro oder einem ruhigen Raum treffen? Lass uns [x] Minuten später sprechen, um uns darauf vorzubereiten.“
Konkrete Vorbereitung erwähnen:
„Ich freue mich darauf, mit dir zu sprechen. Da ich sicherstellen möchte, dass wir uns ausreichend Zeit nehmen können, um alles zu besprechen, könnte ich in [x] Minuten bereit sein, uns in meinem Büro zu treffen.“
Was können Sie tun, wenn Ihr Gegenüber das Thema des Gesprächs nicht preisgeben möchte?
Wenn der/die Mitarbeiter:in darauf besteht, das Thema vorab nicht preiszugeben, aber Sie dennoch das Bedürfnis haben, sich auf das Gespräch vorzubereiten, könnten Sie folgende Ansätze in Erwägung ziehen:
Transparente Kommunikation:
„Ich verstehe, dass du das Thema nicht vorab besprechen möchtest. Gleichzeitig möchte ich sicherstellen, dass ich angemessen auf unser Gespräch vorbereitet bin, um dir bestmöglich zuzuhören. Wenn es einen Weg gibt, wie du mir eine grobe Vorstellung geben könntest, ohne ins Detail zu gehen, wäre das sehr hilfreich. Geht es um Projekte, Teamdynamik und um ein persönliches Anliegen? “
Alternativtermin anbieten:
„Ich verstehe, dass du das Thema lieber persönlich besprechen möchtest. In Ordnung. Wenn du möchtest, könnten wir uns in [x] Minuten oder zu einem späteren Zeitpunkt treffen. So könntest du Zeit haben, dich auf das Gespräch vorzubereiten, und ich könnte mich auch besser darauf einstellen.“
Vertrauensbasis betonen:
„Ich verstehe, wenn du das Thema zunächst nicht preisgeben möchtest. Jedoch wäre es für mich hilfreich, zumindest in welche Richtung es geht – etwa berufliche Herausforderungen oder Teamdynamik. So kann ich mich darauf einstellen.“
„Wenn du dich entscheidest, das Thema nicht vorab zu teilen, respektiere ich das. Aber denke daran, dass eine offene Kommunikation und eine effektive Lösungsfindung auf Gegenseitigkeit und Transparenz beruht. Ich bin bereit, zuzuhören, wenn du bereit bist zu teilen – aber ohne Kontext kann meine Unterstützung begrenzt sein.“
Es gibt eine Handvoll Themen, die Ihre Teammitglieder in der Regel mit Ihrer Führungskraft besprechen möchten. Ich plane dazu bereits einen neuen Blogartikel, den ich nach Veröffentlichung gern hier verlinke.
Das Geheimnis der Kommunikation liegt im Respekt, den wir unseren Mitmenschen entgegenbringen.
Dos and Don’ts in einer „Bomben“-Kommunikation
Was wir in schwierigen Gesprächssituation möchten, ist dass Sie sich beide wohlfühlen, dass Sie einander sehen und hören.
Deshalb lasse ich Ihnen zum Schluss ein paar Dos und Don‘ts da, um angespannte Gesprächssituationen souverän zu meistern.
Dos (empfohlenes Verhalten):
- Bereiten Sie sich vor und nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um Ihre Gedanken zu sammeln und Ihre Reaktion zu überlegen.
- Zeigen Sie Empathie und danken Sie Ihrem Gegenüber, dass er/sie darüber mit Ihnen sprechen möchte. Heben Sie hervor, dass Sie dafür da sind, eine gemeinsame Lösung zu finden.
- Schaffen Sie eine Vertrauensbasis und betonen Sie, wie wichtig die Meinung/das Feedback Ihrer Mitarbeitenden für Sie ist.
- Hören Sie aktiv zu und suchen Sie Augenkontakt mit Ihrem Gegenüber, nicken Sie, werfen Sie ein „ich verstehe ein“ – so zeigen Sie, dass Sie die Sorgen ernstnehmen. Wenn Sie sich dazu mehr Input wünschen, schauen Sie doch mal in meinem Blogartikel zu Stress im Team vorbei, dort teile ich in meinem 1. Tipp die Dyade Coachingübung für tiefes Zuhören.
- Fragen Sie nach Details und bitten Sie um weitere Erklärungen und Beispiele.
- Vermeiden Sie Vorverurteilung und geben Sie sich beiden genug Zeit und Raum, um sich ein umfassendes Bild von der Situation machen zu können.
- Betonen Sie Ihre Verfügbarkeit. Merken Sie an, dass Sie sich gern Zeit für das Gespräch und die Lösungsfindung nehmen.
- Ermutigen Sie zur offenen Kommunikation.
Dont‘s (Verhalten, das Sie unbedingt vermeiden sollten):
- Unterbrechen Sie Ihre:n Mitarbeiter:in nicht. Lassen Sie ihn/sie ausreden, hören Sie so lange zu, bis er/sie seine/ihre Gedanken vollständig geäussert hat und motivieren Sie auch dazu!
- Zeigen Sie keine Ungeduld. Signalisieren Sie unbedingt, dass das Gespräch so lange dauern darf, wie es dauern soll. Heben Sie hervor, dass Sie da sind, um zuzuhören und laden Sie Ihr Gegenüber dazu ein, sich explizit Zeit zu lassen.
- Vermeiden Sie sofortige Reaktionen. Ich empfehle Ihnen um Bedenkzeit zu bitten und später auf das Thema zurückzukommen, wenn Sie wirklich Klarheit darüber haben und nicht im Affekt zu reagieren.
- Vermeiden Sie Ablenkungen. Schalten Sie Ihr Handy auf lautlos und schauen Sie nicht auf Ihre Uhr. Richten Sie Ihre volle Aufmerksamkeit auf den/die Mitarbeiter:in. So signalisieren Sie, dass Ihnen das Anliegen Ihres Gegenübers wichtig ist!
- Kritisieren Sie nicht vorab. Bitten Sie auch hier um Bedenkzeit und heben Sie hervor, dass Sie die Sichtweise Ihres Gegenübers wirklich verstehen wollen, bevor Sie selbst Ihre Meinung äussern.
- Zeigen Sie keine Ablehnung. Legitimieren Sie jedes Anliegen und heben Sie hervor, dass Sie sich freuen, dass Ihr Gegenüber seine/ihre Bedenken mit Ihnen teilt. Bedanken Sie sich für das entgegengebrachte Vertrauen.
- Vermeiden Sie Spekulationen. Bitten Sie auf jeden Fall um genügend Details, um die Situation/das Problem vollständig zu verstehen.
Worum auch immer es in dem Gespräch geht, mit diesen Tipps sind Sie bestens vorbereitet, um eine angespannte Situation zu entschärfen.
Sie bleiben bei sich, holen Ihre:n Mitarbeiter:in ab und zeigen Wertschätzung und Offenheit.
Seien Sie die Führungskraft, die Sie schon immer sein wollten.
Arbeiten Sie im FLOW (Führung Leben Ohne Wenn)!
Dieses Thema war eines der Themen, über die ich in einem meiner kostenfreien Webinare gesprochen habe.
Entdecken Sie hier meine wegweisende FLOW Webinar-Reihe für Führungskräfte, Team- und Abteilungsleiter. Jedes einzelne Webinar ist prall gefüllt mit Powertipps und Lösungen für einzigartige Führungserfolge.
Ich freue mich, wenn auch Sie das nächste Mal dabei sind!
Ihre Tanja
Hier können Sie sich ein kostenfreies Kennenlernen mit mir buchen!