Proskrastination: „DAS MACHE ICH MORGEN“
und meine 10 Tipps dagegen
„Ich habe richtig Lust loszulegen!“ Das sagen wir uns vielleicht noch zu Beginn, wenn uns eine Aufgabe zugetragen wird. Aber dann meldet sich diese verlockend leicht klingende Stimme in unserem Kopf: „Es ist ja noch so viel Zeit, das kann ich auch später noch erledigen.“
Die Deadline rückt immer näher und wir hören uns sagen: „Oha, es wird langsam eng!“ und Panik macht sich breit, sodass wir auf den letzten Drücker die Aufgabe unter purem Stress erledigen.
Kennen Sie das auch?
Sie wissen genau, dass Sie diese Aufgabe noch erledigen müssten. Sie ist schon rot markiert auf Ihrer To Do Liste. Und trotzdem zögern Sie es bis zum letzten Moment heraus?
In diesem Artikel gebe ich Ihnen einen kleinen Überblick über die Anzeichen und Probleme von Aufschieberitis im Arbeitskontext und gebe Ihnen Tipps und Tricks an die Hand, wie Sie Ihre eigene Prokrastination und die Ihrer Mitarbeitenden wieder in den Griff bekommen.
Das Phänomen der Aufschieberitis oder auch Prokrastination ist eine Vermeidungsstrategie, die wir fast alle kennen. Aufschieberitis hat mit Faulheit nichts zu tun, sie ist ein Bewältigungsmuster, dem der Mensch verfällt, um mit anstehenden Aufgaben umzugehen oder sie so lange hinauszuzögern, bis sie hinfällig sind.
Woran Sie eine Aufschieberitis erkennen
Die Anzeichen für eine Aufschieberitis im Arbeitsumfeld sind vielfältig:
- Die gesetzten Ziele sind unrealistisch
- Die Planung läuft unstrukturiert ab
- Es gibt Defizite im Zeitmanagement
- Die Prioritäten sind nicht gesetzt
- Wir lenken uns zu schnell ab
- Die Deadline ist unklar
Diese Anzeichen befeuern, dass Mitarbeitende offene To Dos auf die lange Bank schieben. Jedoch nicht nur. Hinzu kommen individuelle Themen wie Perfektionismus, Versagensängste, Minderwertigkeitskomplexe oder die Schwierigkeit sich selbst zu organisieren. Sie sehen, Aufschieberitis ist eine vielschichtige und komplexe Angelegenheit, die nichts mit Faulheit zu tun hat.
Aufschieberitis ist ein gesellschaftliches Problem, das Angestellte, Selbstständige und Führungskräfte gleichermassen betrifft, denn das Verschieben auf den letzten Moment ist menschlich und oft Teil unserer Natur. Wir suchen den schnellen Erfolg, statt uns über einen längeren Zeitraum mit einer Aufgabe zu beschäftigen.
Prokrastination verursacht allerdings viele negative Folgen: schlechtes Gewissen, Panik, die Nerven liegen gerade zum Ende hin blank und im Endeffekt kostet uns die Erledigung der Aufgabe viel mehr Kraft, als wenn wir sie kontinuierlich oder direkt zu Beginn erledigt hätten.
Zum Glück reichen oftmals schon ein paar richtige Tipps und Routinen, um Aufschieberitis zu stoppen und loszulegen.
Deshalb habe ich Ihnen heute meine 10 Tipps mitgebracht, wie Sie Ihrer eigenen Aufschieberitis entgegenwirken können, um wieder in Ihrem Flow zu sein. Als FLOW-Führungs- & Business Coach sowie betriebliche Mentorin FA/ SCA verwende ich diese Tipps mit meinen Klient:innen regelmässig und begleite auch Sie von Herzen gern.
Darunter können Sie gleich noch nachlesen, was ich Ihnen als Führungskraft von einer/einem prokrastinierenden Mitarbeitenden ans Herz legen kann, damit Sie mit Ihrer Arbeit als Leader:in bestmöglich unterstützen und fördern können.
Aufschieberitis bei Führungskräften
Natürlich leiden auch Führungskräfte unter Aufschieberitis. Wenn die Deadline immer näher rückt und bestimmte Entscheidungen immer wieder hinausgezögert werden, kann das nicht nur Folgen für die Teamleitung selbst haben, sondern für das ganze Team/Abteilung, in manchen Fällen sogar das ganze Unternehmen.
Deshalb widme ich Ihnen, liebe:r Leader:in diesen Abschnitt:
In der Regel beginnt eine Aufschieberitis in der Führungsetage unbewusst. Die Führungskraft zögert viele kleine Entscheidungen immer wieder heraus.
Daran merkt man bereits, wo eines der häufigsten Probleme für viele Führungskräfte liegt. Meistens ist es die Angst vor der Entscheidung, die zur Aufschieberitis verleitet:
- „Ich möchte nichts falsch machen“
- „Ich möchte mich nicht unbeliebt machen“
- „Ich verliere mich so sehr in Details, dass ich das grosse Ganze aus den Augen verliere“
(Zu diesem Paralysis through Analysis Phänomen werde ich in ein paar Tagen einen kleinen Blogbeitrag online stellen)
Eine weitere Ursache könnte sein, dass manche Führungskräfte schlichtweg überfordert sind und deshalb bestimmte Themen hinauszögern. Hier ist es wichtig, so schnell wie möglich etwas daran zu ändern: Um Entscheidungen zu treffen brauchen Sie Know How und Selbstorganisation. Was können Sie tun, um beides ausreichend zu bekommen?
Vielleicht sind Sie auch einfach unsicher, wo Sie beginnen sollen, oder die Aufgabe macht Ihnen schlichtweg keine Freude.
Beides kann vorkommen und Sie in die Versuchung bringen, Entscheidungen auf später zu vertagen.
Seien Sie sich aber der Folgen bewusst!
Aufschieberitis bei Führungskräften sorgt für:
- Mehr Zeitdruck und Stress
- Sie werden weiter verunsichert und hören sich wieder sagen „Du bringst es einfach nicht“
- Sie leben mit einem schlechten Gewissen gegenüber Ihrer Führungskraft oder/und Ihrem Unternehmen bzw. Ihren Mitarbeitenden
- Ihr Leistungsdruck steigt enorm
Umso wichtiger ist es also, dass Sie etwas gegen Ihre Aufschieberitis (und vor allem die oben genannten möglichen Ursachen) tun!
Ganz unten teile ich meine 10 Tipps für ein Arbeitsleben im FLOW und was Sie gegen Ihre Aufschieberitis tun können. Genauso zeige ich Ihnen meine 5 Kniffe, mit denen Sie als Führungskraft die Mitarbeitenden in Ihrem Team motivieren, die an Aufschieberitis leiden.
Seien Sie gespannt!
Los geht’s!
- Beginnen Sie so schnell wie möglich!
Das klingt für Sie vielleicht banal, aber kennen Sie die 72 Stunden Regel? Diese Regel besagt, dass der Erfolg einer Sache um 90% steigt, wenn der erste Schritt in den ersten 72 Stunden getan wird. Starten Sie direkt, dann wird das Aufschieben schwerer!
- Planen Sie genügend Zeit ein und setzen Sie präzise Ziele
Machen Sie sich am besten einen Plan mit konkreten Zeitangaben, am besten gekoppelt an möglichst konkrete und sehr präzise formulierte Ziele, die Sie auch erreichen können. Ja, ich weiss, das ist manchmal schwierig, aber so wird die Aufgabe direkt überschaubarer – versprochen!
- Warum prokastinieren Sie so oft?
Haben Sie sich das schon einmal gefragt? Wenn Sie die Ursache kennen, können Sie dagegenwirken und etwas tun, bevor es zu spät ist. Hinterfragen Sie Ihre Verhaltensmuster und seien Sie dabei milde mit sich selbst.
- Zerlegen Sie grosse Aufgaben in kleinere schaffbare Etappen
Oft prokrastinieren wir, weil wir schnelle, kleiner Erfolge den langfristigen Erfolgen vorziehen (Aufräumen statt Steuererklärung zum Beispiel). Deshalb kann es helfen den Haufen Arbeit in kleinere Aufgaben einzuteilen. Ihnen kann hier meine Methode mit den Gedankenbällen wunderbar bei der Sortierung helfen. Über diese Methode und meine 9 Tipps gegen Überlastung im Job habe ich bereits einen Blogartikel geschrieben: https://tanjas.ch/9-tipps-gegen-ueberlastung-im-job/
- Seien Sie im FLOW!
Sie kennen vielleicht mein Mantra „FLOW – Führung Leben Ohne Wenn“, mit dem ich mich für ein Arbeitsleben im Flow besonders für Führungskräfte stark mache. Dies gilt aber natürlich nicht nur für Leader:innen, sondern für jede:n von uns! Hören Sie auf mit den „Wenn…, dann…“ Gedanken und hören Sie auf (an sich) zu zweifeln! Sie können das! Tun Sie es Schritt für Schritt und legen Sie los.
- Essen Sie den Frosch
Kennen Sie die „Eat the Frog“-? Diese geht davon aus, dass wir Aufgaben, die uns schwerer, zeitfressender etc. vorkommen direkt zu Beginn tun. Fangen Sie mit der schwierigsten Aufgabe an, danach wird es auf jeden Fall leichter.
- Arbeiten Sie dann, wenn es Ihnen gut geht
Sie sind eine Nachteule? Dann widmen Sie sich Ihren Aufgaben eher später am Tag. Sie sind eher der frühe Vogel? Dann starten Sie mit Ihren offenen To Dos so früh wie möglich. Sprechen Sie ggf. mit Ihrer Führungskraft über Ihre produktiven Arbeitszeiten und bitten Sie darum zumindest an manchen Tagen flexibel arbeiten zu dürfen. So sind Sie kreativer und produktiver.
- Sagen Sie öfter NEIN
Diese ist eine meiner Lieblingsempfehlungen, die ich als betriebliche Mentorin meinen Klient:innen immer gern gebe. Verbiegen Sie sich nicht auf Teufel komm raus, sondern evaluieren Sie konkret, was Ihre Kapazitäten hergeben. Sonst müssen Sie alles bis zum letzten Moment hinauszögern, weil Sie einfach keine andere Möglichkeit haben – und das ist (unnötiger) Stress pur!
- Geben Sie den Zeitfressern keine Chance!
Womit verbringen Sie Ihrer Meinung zu viel Zeit? Was raubt Ihnen Zeit? Können Sie diese Aufgaben delegieren oder optimieren? Bemerken Sie, dass Ihre Mitarbeitenden Sie oft mit unbedeutenden Fragen aus Ihrem Flow holen? Unselbstständige Mitarbeitende nehmen viel Ihrer Zeit in Anspruch. Wie können Sie diese Unsicherheiten im Vorhinein lösen? Das Thema ist sehr häufig bei meinen Mentees präsent.
Oder sind sie jemand, der/die gerne im Internet surft oder im Handy scrollt? Seien Sie mehr offline für Ihre Aufgaben und verwenden Sie Ihre wertvolle Zeit sinnvoll.
- Suchen Sie sich eine:n Mentor:in
Vielleicht haben Sie in Ihrem Netzwerk jemanden, der/die an einem ähnlichen Punkt ist oder eine:n Kolleg:in, der/die auf der gleichen Ebene arbeitet wie Sie. Teilen Sie mit dieser Person Ihre Projekte und tauschen Sie sich gegenseitig über Ihre Fortschritte
Wie Sie sicherlich wissen, arbeite ich als betriebliche Mentorin bereits seit Jahren mit Angestellten und Führungskräften zusammen, die zurück in ihren Flow kommen wollen. Von Herzen gern begleite ich auch Sie heraus aus der Aufschieberitis!
Sie sind Führungskraft und bemerken, dass eines Ihrer Teammitglieder an Aufschieberitis leidet, alles immer auf den letzten Drücker abgibt und sich mit einem schlechten Gewissen bei Ihnen meldet, wenn das Ziel nicht erreicht werden kann, weil die Zeit zu knapp ist?
Dann habe ich auch für Sie 5 Tipps, mit denen Sie Ihre Mitarbeitenden motivieren innerhalb des Zeitplans und Budgets die gesetzten Ziele zu erreichen. Sie spielen eine entscheidende Rolle dabei, dass Aufschieberitis in Ihrem Team kein Thema ist.
Was können Sie tun?
- Lernen Sie Ihre Mitarbeitenden gut kennen
Nur wer seine/ihre Mitarbeitenden wirklich gut kennt, weiss auch, wann sie über- oder unterfordert sind, wie ihre optimale Arbeitsatmosphäre aussieht und wie sie richtig priorisieren. Manche Menschen brauchen viel Freiheit, andere wünschen sich, dass Sie glasklar vorgeben, wie etwas zu erledigen ist. So finden Sie für jede Persönlichkeit die passende Aufgabe und beugen der Prokrastination vor.
- Gehen Sie in den Dialog
Wenn Sie eine angehende Aufschieberitis feststellen, suchen Sie das Gespräch mit Ihren Mitarbeitenden. Gehen Sie gemeinsam den Gründen für die Vermeidungsstrategie auf die Spur. Was braucht Ihr Teammitglied von Ihnen, damit es nicht wieder eine Aufgabe verschiebt?
- Unterstützen Sie bei der Priorisierung von Aufgaben
Bieten Sie Ihren Teammitgliedern an, dass Sie unterstützen können, wenn viele Aufgaben oder ein grosses Projekt anstehen. Teilen Sie die Aufgabe gemeinsam in kleinere Aufgaben ein und setzen Sie gemeinsam feste Deadlines auf dem Weg zum Ziel. So lernen Ihre Mitarbeitenden direkt von Anfang an, was Ihnen wichtig ist und wie Sie richtig priorisieren können.
- Leben Sie eine offene Fehlerkultur
Die Angst zu versagen ist einer der häufigsten Gründe für Aufschieberitis. Um dem vorzubeugen, empfehle ich Ihnen eine offene und konstruktive Fehlerkultur. Es ist erlaubt und menschlich Fehler zu machen. Nehmen Sie Ihren Mitarbeitenden die Angst vorm Scheitern und beruhigen Sie so die Perfektionist:innen in Ihrem Team.
- Seien Sie präsent
Lassen Sie Ihr Team wissen, dass Sie für Ihr Team da sind und dass Zeitprobleme früh genug kommuniziert werden können, um gemeinsam eine Lösung zu finden. Eine Führungskraft, die zuhört und proaktiv Hilfe anbietet kann das Chaos einer verschleppten Aufschieberitis besser bewältigen und dem viel besser vorbeugen.
Wichtig ist: Aufschieberitis ist kein Einzelphänomen und wir alle haben das ein oder andere To Do bis zum letzten Moment hinausgeschoben in der Hoffnung, es möge sich in Luft auflösen. Deshalb ist es umso wichtiger, dass wir gerade im Arbeitsumfeld lernen, wo unsere FLOW – Breaker liegen und was wir tun können, damit Aufschieberitis uns nicht blockiert.
Sie möchten mehr zu weiteren Flow Breakern und Triggern lernen?
Dann seien Sie unbedingt bei einem meiner kostenfreien FLOW-Webinare dabei! und knackig sprechen wir über ein konkretes Thema, das Führungskräfte im Arbeitsalltag beschäftigt und ich zeige Ihnen, wie Sie in solchen Situationen reagieren können und gleichzeitig mit sich im Reinen bleiben.
Alle Informationen zu der Webinarreihe finden Sie hier.
Die Teilnahme ist anonym, es wird keine Aufzeichnung geben und Sie können mir während der Webinare Fragen im Chat stellen oder natürlich gern per Mail an queen@tanjas.ch
Ich freue mich schon so sehr auf Sie!
Für Sie.
Für Ihren FLOW.
Ihre Tanja Klaus
